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Kirchliche Arbeit der Zukunft gestalten

Markt Einersheim – Das Zentrale Pfarramt

Markt Einersheim – Das Zentrale Pfarramt

Ziele

Ziel 1: Ertüchtigung unserer sehr kleinen Pfarrämter zu guter Verwaltungsleistung

Ausgangspunkt ist das System der „fliegenden Sekretärinnen“, das vor vielen Jahren zur Zeit von Dekan Ost für die kleinen Pfarrämter eingeführt wurde. Die Mitarbeiter werden beim Dekanatsbezirk angestellt und sind, da sie mit mindestens einer halben Stelle in mehreren Gemeinden im Einsatz sein, weit besser qualifiziert und routiniert als eine Kraft, die vielleicht nur einmal in der Woche mit 4 Std in einer Pfarrei beschäftigt ist.

Ziel 2: Erweiterung der Tätigkeit zur Assistenz im Pfarramt, Ermöglichung bei einer zurückgehenden Anzahl Pfarrerinnen und Pfarrern gute pfarrerliche Arbeit zu gewährleisten.

Ausgangspunkt war die Teilnahme als Erprobungsdekanat in diesem gesamtkirchlichen Projekt. In diesem Zusammenhang wurde eine zusätzliche 0,5 Stelle mit den entsprechenden Sachkosten für einen Zeitraum von 3 Jahren über die Landeskirche finanziert.

Kernpunkt des Projektes war, dass alle Mitarbeiterinnen eine gewisse Zahl ihrer WStd im zentralen Pfarramt in Markt Einersheim ableisteten, damit dort ein Zeitdeputat gegeben ist, um sich gegenseitig bei Arbeitsspitzen zu unterstützen und Spezialisierungen für bestimmte Arbeitserfordernisse (z. Bsp. evangelische Termine) zu ermöglichen. Um dies sicher zu stellen, wurde eine Steuerung dieser Aufgaben implementiert.

Im Verlauf des Projektes wurde ein Aufgabenkatalog entwickelt, der mit dem Landeskirchenamt kontinuierlich evaluiert wurde.

Fortgang & Weitere Schritte

Fortgang:

Durch die Einführung des Kooperationszuschlags in Höhe von 5 Basispunkten konnte das Projekt abgesichert werden. Der Vorteil einer Finanzierung über Basispunkte liegt darin, dass der Punktwert in Euro jährlich steigt, so dass Kostensteigerungen durch Lohnerhöhungen grundsätzlich mitbedacht sind. Damit sind im Wesentlichen alle Finanzierungsfragen im Umfang von ca. 0.5 VZÄ geklärt. Die Höhe des finanzierten Arbeitsumfanges ist natürlich von der Größe des Dekanatsbezirkes abhängig.

Weitere Schritte:

Mit der Einführung von MS 365 mit dem Programm „Teams“ konnte ein weiteres Desiderat umgesetzt werden. In Teams werden alle zu bearbeitenden Dokumente digital eingestellt und somit dezentral rund um die Uhr zugänglich. Weil in dieses Paket auch die Telefonie gehört, können Verwaltungsangestellte unabhängig von Ort und Zeit eingesetzt werden. Sie sind unter den bekannten Rufnummern erreichbar und haben vollständigen Zugriff auf alle Akten.

Mittlerweile wird Teams auch für die Predigtplangestaltung (hier können alle Pfarrpersonen und Kirchenmusiker.innen zugreifen) eingesetzt und die Gremien werden datenschutzkonform mit den jeweiligen Unterlagen versorgt. Dass damit für alle Online-Konferenzen ebenfalls Teams verwendet sowie WhatsApp im dienstlichen Chat ersetzt wird, muss eigentlich nicht mehr erwähnt werden.

Ein weiterer Punkt ist die Vertretungsregelung für die Verwaltungsmitarbeitenden. Durch die digitale Registratur in Teams kann die Vertretung problemlos auf alle relevanten Unterlagen zugreifen und entsprechend unterstützen, ohne vor Ort sein zu müssen. Die Vereinheitlichung von Vorgängen und Formularen ist ein weiteres Ziel.

Lesson learned

Welche rechtlichen Aspekte mussten berücksichtigt werden:

Alle Verwaltungsmitarbeitende sind beim Dekanat angestellt.

Alle Kirchengemeinden haben den Kooperationszuschlag beantragt und führen ihn ans Dekanat ab, worüber die zusätzliche Arbeitskapazität finanziert wird.

Gab es Stolpersteine, Hindernisse und wie konnten diese überwunden werden?

Berücksichtigt werden musste, dass in den Pfarrämtern unterschiedliche Aufgaben durch die Verwaltungsmitarbeitenden erledigt werden. Überlegungen, welche Arbeiten abgegeben werden können und dies auch gewollt sein muss.

Das Zentrale Pfarramt ist ein solidarisches Projekt!

Was hat bei der Umsetzung geholfen, was kann anderen Dekanaten für die Umsetzung empfohlen werden:

Zunächst Überlegungen am runden Tisch, Verwaltungsmitarbeitende, welche Vorstellungen, Stundendeputate sie haben. Dann mit dem Pfarrpersonal zwecks Einsatzort, -zeiten, Klärung der Aufgaben.

Regelmäßiger Austausch im Team des Zentralen Pfarramtes

Nach gewisser Laufzeit schauen, was gut läuft, was geändert werden muss.

Download:

Für die Erabereitung und Bereitstellung der Informationen danken wir dem Dekanat Markt Einersheim und seinen Mitarbeitenden herzlich.